Xin chào, đây là Sasuke.(@sasuke_bto_japanese)
Tôi muốn tất cả những ai đang làm việc tại một công ty Nhật Bản hiện tại và tất cả những ai đang nghĩ sẽ đến việc làm việc tại một công ty Nhật Bản trong tương lai, hãy nhớ đến “報・連・相“.
Đối với những người đi làm Nhật Bản, “報・連・相” là nền tảng của giao tiếp trong kinh doanh và là kỹ năng kinh doanh tối thiểu.
Hiện tại mình đang làm việc cho công ty Việt Nam, nhưng cảm thấy chưa được nhiều văn hóa Việt Nam lắm nên tôi mong muốn những người đã, đang và sẽ làm việc tại Nhật Bản đọc cho hết bài viết này để hiểu được văn hóa của Nhật Bản trong cách họ làm việc.
Đầu tiên, 「報・連・相」là viết tắt của 「報告」「連絡」「相談」
「報告」：”Báo cáo”
「連絡」：”Liên lạc”
「相談」：”Trao đổi”
“報・連・相” là từ ghép 3 chữ cái đầu của 3 từ nêu trên.
Vì công việc của tổ chức thường được thực hiện theo nhóm nên sẽ có nhiều người tham gia.
Và kế hoạch này được thực hiện trên tiền đề rằng mỗi người tham gia sẽ tiến hành công việc theo kế hoạch đã được vạch ra trước.
Do đó, nếu bạn không thực hiện “報・連・相” khi bạn nhận thấy có điều gì đó không ổn và bạn không tiến hành như kế hoạch, bạn sẽ không thể có biện pháp để giải quyết triệt để.
Nếu bạn thực hiện theo phương pháp trên, bạn có thể sẽ lường trước được những rắc rối cũng như rủi ro của sự việc. “報・連・相” phương pháp tương tác hiệu quả trong nhóm, giúp các thành viên trong nhóm làm việc hiệu chủ động hơn.
Hãy tìm hiểu từng từ một để hiểu rõ hơn nhé.
報告 – Báo cáo
Trong môi trường kinh doanh, có rất nhiều yêu cầu và chỉ thị từ các ông chủ và khách hàng.
Vậy nên bạn phải báo cáo thường xuyên cho sếp của bạn. thường thì sẽ là các tài liệu về quá trình hình thành hoặc thông tin về nghiên cứu thị trường.
Báo cáo ở đây không phải là báo cáo kết quả đã hoàn thành hay không, mà là báo cáo tiến độ công việc của bạn đang diễn biến thế nào. Khi thu thập thông tin tốt hoặc không tốt cũng nên báo cáo, hoặc rủi ro hoặc phương án mới để cải tiến cho công việc, …
Chủ động báo cáo chính là điều sếp thích nhất ở bạn, và có thể sếp của bạn sẽ yêu cầu bạn tóm tắt lại cả quá trình sau khi hoàn tất tài liệu cho dự án.
Vì vậy, bạn hãy nhớ điều rất quan trọng là phải báo cáo với sếp của bạn về tình hình và tiến độ của công việc mà bạn đang theo.
Ví dụ về phương pháp báo cáo tốt:
Thường xuyên / Chính xác / Báo cáo những điều xấu trước / Văn phong giao tiếp lịch sự / Tôn trọng đối phương / Lựa chọn, phân tích thông tin / Đưa ra giải pháp của riêng bạn mà bạn cho rằng phù hợp.
Ví dụ về phương pháp báo cáo không tốt:
Không thường xuyên / Không chính xác / Thiếu thông tin / Ưu tiên báo cáo những điều tốt / Cách giao tiếp thiếu tôn trọng / Thông tin mang tính thống kê / Chỉ đặt câu hỏi và lắng nghe, không tiếp thu.
連絡 – Liên lạc
Trong phương pháp thì đây là phần khó nhất. Vì vậy người Nhật sẽ luôn nhắc nhở bạn khi liên lạc, hãy cân nhắc cho cẩn thận.
Liên lạc là một phương tiện để cung cấp và thu thập thông tin. Đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh, nó được sử dụng để thông báo cho tất cả các bên liên quan của dự án. Điều quan trọng là người trình bày chỉ nói sự thật chứ không phải ý kiến của riêng bạn.
Chẳng hạn, trong quá trình làm việc có điều gì đó đột ngột xảy ra, bạn có thể bảy tỏ ý kiến của bạn với những người cùng tham gia bằng cách chia sẻ sự thật rằng “Tôi đang gặp một vấn đề”.
Ví dụ về phương pháp liên lạc cần tiếp thu:
Sử dụng phương thức liên hệ nhanh nhất nếu có thể / Thông tin dễ đọc, dễ hiểu / Liên hệ nhanh chóng, kịp thời / Liên hệ trong phạm vi rộng (càng liên hệ càng nhiều người thì càng tốt) / Liên tục
Ví dụ về phương pháp liên lạc tránh:
Sử dụng các phương thức liên lạc chậm như chat, email, … mặc dù người mà bạn muốn tiếp nhận thông tin đang ở bên cạnh / Thông tin dài dòng, khó hiểu / Liên hệ chậm / Không liên tục / Sử dụng phương thức liên hệ ít người biết đến
相談 – Trao đổi
Trao đổi có nghĩa là hỏi hoặc thảo luận với người khác trước khi đưa ra quyết định. Trong kinh doanh, chúng ta thường phải đối mặt với những tình huống mà chúng ta chưa từng trải qua. Nếu bạn làm sai, yên tâm, nó có thể được sửa chữa, giải quyết. Trong trường hợp như vậy, chúng ta sẽ tham khảo ý kiến của sếp, tiền bối, đồng nghiệp,… để tiếp thu thêm những kinh nghiệm và tham khảo để có thể đưa ra quyết định cuối cùng thật chính xác.
Ví dụ về phương pháp trao đổi đúng:
Nhiều người tham gia cuộc tư vấn, và mỗi người có một tính cách và quan điểm khác nhau. / Tiếp thu từng ý kiến. / Khuyến khích trình bày ý kiến cá nhân / Mục đích của buổi tư vấn là tất cả những người tham gia đều hiểu được. / Đưa ra quyết định cuối cùng thật thuyết phục. / Mọi người hành động theo quyết định cuối cùng.
Ví dụ về phương pháp trao đổi không tốt:
Có rất ít người tham gia cuộc trao đổi và quan điểm, ý kiến và phương pháp đều giống nhau. / Không chấp nhận từng ý kiến. / Ngay lập tức không đồng ý. / Không ai biết mục đích của buổi tư vấn. / Không thể đưa ra quyết định cuối cùng. / Không tuân theo quyết định cuối cùng và mỗi người sẽ hành động một hướng khác nhau.
Kết luận
Trong kinh doanh, có những vấn đề mà ta không lường trước được vẫn xảy ra là chuyện thường tình.
Trước khi vấn đề phát triển, hãy “報・連・相” cho sếp của bạn để mọi chuyện được giải quyết một cách êm đẹp.
Tại các công ty Nhật Bản, những người làm việc không theo phương pháp “報・連・相” thì thường không được tín nhiệm. Vì vậy ngược lại, nếu bạn tuân thủ “報・連・相” một cách vững vàng và hiệu quả, bạn sẽ được tin tưởng và càng về sau cấp trên sẽ tin tưởng giao phó công việc khác.
Hãy thử nó tuân thủ theo phương pháp trên nhé!
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc đóng góp nào, hãy liên hệ thêm với chúng tôi qua Line↓↓Đồng thời, chúng tôi sẽ gửi thông báo qua Line cho bạn khi có bài viết mới
コメント